Три основных правила эффективного управления временем: распиши свои задачи; передай их другим; передай другим то, что осталось.
Стивен Кови в своей книге «Семь навыков преуспевающих людей» написал: «Эффективное делегирование — высший вид человеческой деятельности». Джон Рокфеллер говорил: «Я предпочел бы получать доход от 1% усилий 100 человек, чем от 100% своих собственных усилий». Сомневаться в правильности делегирования задач не имеет смысла. Стоит задуматься, как это делать, чтобы этот метод работал.
Делегирование задач — это необходимая мера для любого топ-менеджера. Любая компания работает в команде. Это можно сравнить с футболом. В команде 11 человек, и у каждого из них свои обязанности, которые в свою очередь распределяет тренер. Но тренер не играет на поле! Он следит за корректностью выполнения проставленных задач, создает их и работает над исправлением допущенных ошибок.
Критерии успешного делегирования:
- Планирование
У вас всегда должен быть план. Как долгосрочный, так и краткосрочный. Исходя из этого, вы можете адекватно и своевременно распределить задачи. Нельзя давать задания срочной важности, важно знать, что человеку необходимо достаточное количество времени для качественного исполнения работы. Планирование — это ваша работа. И она должна быть выполнена на все 100%.
- Дедлайны
Устанавливайте рамки. Помимо самой задачи вы должны точно определить срок выполнения задачи.
- Инструктаж
Всегда объясняйте, что вы хотите получить: не только саму суть задания, но и его цель. Необходимо убедиться, понял ли вас сотрудник. При возникновении вопросов необходимо дать на них развернутые ответы, необходимую информацию, образец выполнения.
- Контроль
Всегда давайте полноценные задания, а не их часть. Таким образом вы сможете оценить выполненную работу. Не прерывайте рабочий процесс. Но контролируйте его на каждом этапе, чтобы при возникновении ошибки вовремя поправить сотрудника.
- Мотивация
Конструктивная критика и похвала всегда приветствуются.
Итак, чтобы научиться правильно делегировать полномочия, нужно каждый раз отвечать на вопросы:
Что? Что сотрудник должен сделать.
Кто? Кто может это сделать лучше всего.
Как? Как он должен это сделать: какие инструменты ему для этого понадобятся.
Когда? Когда он должен начать и к какому сроку закончить поставленную задачу.
Соблюдая эти правила вы получите максимальный результат и слаженную команду. Вы — тренер на футбольном поле и вы знаете, как сотрудники должны «играть» и «забивать голы»!